Was kann ich als Solo Entrepreneur von der Steuer absetzen?

Die wichtigsten Absetzungsmöglichkeiten auf einen Blick: Homeoffice-Pauschale bis 1.260 Euro jährlich, Fahrtkosten mit 0,30 Euro pro Kilometer, alle beruflichen Weiterbildungen, Software und Equipment, Kommunikationskosten anteilig, sowie Marketing- und Versicherungsausgaben. Mit systematischer Dokumentation und dem Wissen um alle Möglichkeiten kannst du deine Steuerlast erheblich reduzieren.

Viele Einzelunternehmer verschenken jedoch bares Geld, weil sie nicht alle Möglichkeiten kennen oder wichtige Belege nicht sammeln. Diese Wissenslücken kosten am Ende des Jahres oft mehrere tausend Euro.

Steuern absetzen als Einzelunternehmer: Keyfacts

Welche Bürokosten kann ich als Solo Entrepreneur absetzen?

Für deinen Arbeitsplatz und die Ausstattung kannst du alle Gegenstände absetzen, die du ausschließlich oder überwiegend beruflich nutzt. Computer, Laptops und Tablets sind bei ausschließlich beruflicher Nutzung vollständig absetzbar, entweder sofort als Betriebsausgabe oder über mehrere Jahre durch Abschreibung. Gleiches gilt für Bildschirme, Drucker und Scanner sowie alle anderen technischen Geräte, die dein Business unterstützen.

Büromöbel wie Schreibtische, Stühle und Regale fallen ebenfalls unter die absetzbaren Kosten. Bei Anschaffungskosten über 800 Euro musst du diese über mehrere Jahre abschreiben, kleinere Beträge kannst du sofort geltend machen. Software und Apps sind komplett absetzbar – ob Adobe Creative Suite, Projektmanagement-Tools oder spezialisierte Branchensoftware macht keinen Unterschied.

Auch das klassische Büromaterial summiert sich über das Jahr erheblich. Papier, Stifte, Ordner, Druckerpatronen und andere Verbrauchsmaterialien kannst du komplett als Betriebsausgaben ansetzen.

Homeoffice strategisch absetzen

Für dein Homeoffice hast du zwei Hauptoptionen, die du je nach Situation wählen solltest:

Arbeitszimmer-Pauschale: 6 Euro pro Tag für maximal 210 Tage (1.260 Euro jährlich), wenn du keinen anderen Arbeitsplatz hast. Diese Option eignet sich, wenn du keinen anderen festen Arbeitsplatz hast und dir die Dokumentation eines separaten Arbeitszimmers zu aufwendig ist.

Anteilige Hauskosten: Bei einem separaten Raum, den du ausschließlich beruflich nutzt, kannst du einen Anteil deiner gesamten Wohnkosten absetzen. Das umfasst Miete oder Abschreibung bei Eigentum, alle Nebenkosten wie Strom, Heizung und Wasser sowie Versicherungen und sogar Grundsteuer. Der absetzbare Anteil berechnet sich nach dem Verhältnis der Bürofläche zur Gesamtwohnfläche.

Welche Fahrtkosten und Reiseausgaben sind absetzbar?

Jede beruflich veranlasste Fahrt kannst du mit 0,30 Euro pro Kilometer absetzen. Das schließt Fahrten zu Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern ein, genauso wie die Teilnahme an Messen, Konferenzen oder Networking-Events. Auch Fahrten zur Bank, zum Steuerberater oder für Einkäufe von Büromaterial zählen dazu.

Die korrekte Dokumentation ist entscheidend für die Anerkennung deiner Fahrtkosten. Du solltest mindestens Datum, Ziel, Zweck und gefahrene Kilometer festhalten. Ein vollständiges Fahrtenbuch ist optimal, aber auch stichprobenartige Aufzeichnungen können bei glaubhafter Darstellung ausreichen.

Bei mehrtägigen Geschäftsreisen erweitern sich deine Absetzungsmöglichkeiten erheblich. Übernachtungskosten sind mit Beleg vollständig absetzbar, ebenso Fahrt- oder Flugkosten. Für Verpflegung gibt es Pauschbeträge, die du ohne Einzelnachweise nutzen kannst: 14 Euro bei 8 bis 24 Stunden Abwesenheit und 28 Euro ab 24 Stunden. Zusätzlich sind alle Nebenkosten wie Parkgebühren, Mautgebühren oder Gepäckkosten absetzbar.

Wie setze ich Weiterbildung und Fachliteratur ab?

Alle Ausgaben für berufliche Weiterbildung sind vollständig absetzbar und gehören zu den besten steuerlichen Investitionen für Solo Entrepreneurs. Online-Kurse von Plattformen wie Udemy oder LinkedIn Learning kannst du ebenso absetzen wie teure Präsenzseminare oder Konferenzen. Dabei zählen nicht nur die Teilnahmegebühren, sondern auch die damit verbundenen Reisekosten.

Bücher und Fachzeitschriften sind absetzbar, wenn sie beruflichen Bezug haben. Das umfasst sowohl Print- als auch digitale Ausgaben und sogar E-Book-Abonnements. Wirtschaftsmagazine, Branchenpublikationen oder Ratgeber zu Unternehmensführung und Marketing fallen genauso darunter wie Biografien erfolgreicher Unternehmer, sofern du einen nachweisbaren beruflichen Nutzen belegen kannst.

Coaching und Mentoring sind weitere wichtige Bereiche der beruflichen Entwicklung. Branchenspezifische Zertifizierungen oder Qualifikationen, die deine beruflichen Fähigkeiten erweitern, unterstützt das Finanzamt steuerlich. Auch scheinbar private Weiterbildungen können absetzbar sein, wenn sie deine beruflichen Kompetenzen stärken.

Welche Kommunikations- und Internetkosten kann ich absetzen?

Bei der privat-beruflichen Mischnutzung von Handy und Internet kannst du einen angemessenen Anteil absetzen. Für Handy-Verträge sind 50 bis 80 Prozent bei überwiegend beruflicher Nutzung realistisch. Den Internetanschluss kannst du je nach beruflicher Nutzung anteilig absetzen, oft sind 50 Prozent angemessen.

Eine zusätzliche Geschäftsnummer oder einen separaten Business-Tarif kannst du vollständig absetzen. Falls du noch einen Festnetzanschluss hast, ist auch dieser anteilig absetzbar. Zur korrekten Dokumentation solltest du stichprobenartig Aufzeichnungen über berufliche versus private Nutzung führen.

Alle beruflich genutzten Software-Abonnements und Cloud-Dienste sind absetzbar. Microsoft 365, Google Workspace, Cloud-Speicher wie Dropbox, Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana, Design-Software und Marketing-Tools gehören alle zu dieser Kategorie. Auch CRM-Systeme und andere Business-Anwendungen fallen darunter.

Was gilt bei Versicherungen und Altersvorsorge?

Betrieblich veranlasste Versicherungen kannst du vollständig als Betriebsausgaben absetzen. Eine Berufshaftpflichtversicherung ist komplett absetzbar, bei Rechtsschutzversicherungen nur der berufliche Anteil. Cyber-Versicherungen werden bei digitalen Geschäftsmodellen immer wichtiger und sind steuerlich anerkannt. Geräteversicherungen für beruflich genutzte Technik gehören ebenfalls zu den absetzbaren Betriebsausgaben.

Altersvorsorge strategisch optimieren

Für die Altersvorsorge hast du als Solo Entrepreneur verschiedene moderne Möglichkeiten. ETF-Sparpläne und Aktien-Depots bieten maximale Flexibilität und niedrige Kosten. Mit dem jährlichen Freibetrag von 1.000 Euro auf Kapitalerträge (plus Verlustvortrag) kannst du steuerfrei Vermögen aufbauen.

Zusätzlich gibt es steuerlich begünstigte Optionen: Die Rürup-Rente ermöglicht bis zu 29.344 Euro jährlich (2025) als Sonderausgaben, ist aber unflexibel und erst ab 62 verfügbar. ETF-basierte private Rentenversicherungen kombinieren Steuervorteile mit moderner Geldanlage. Falls du dich selbst anstellst, ist auch eine Direktversicherung möglich.

Welche Marketing- und Werbungskosten sind absetzbar?

Alle Ausgaben zur Kundengewinnung und Kundenbindung kannst du steuerlich geltend machen. Website-Erstellung und Wartung gehören ebenso dazu wie Suchmaschinenoptimierung und Online-Werbung. Social Media Advertising auf Facebook, LinkedIn oder Instagram ist vollständig absetzbar, genauso wie klassische Druckkosten für Visitenkarten, Flyer oder Broschüren.

Weniger offensichtliche Marketing-Ausgaben werden oft übersehen, sind aber trotzdem absetzbar:

• Geschäftsessen: 70 Prozent der Kosten bei nachweisbarem beruflichen Anlass
• Kundengeschenke: Bis 35 Euro pro Person und Jahr steuerlich anerkannt
• Networking-Events: Teilnahmegebühren und Bewirtungskosten vollständig absetzbar
• Corporate Design: Logo-Erstellung, Grafikdesign und professionelles Branding

Wie dokumentiere ich Ausgaben korrekt?

Eine systematische Belegverwaltung spart Zeit und Nerven bei der Steuererklärung. Du solltest Belege sofort digitalisieren, beispielsweise durch Fotografieren mit Apps wie Evernote oder spezieller Buchhaltungssoftware. Lege feste Kategorien fest und entwickle eine monatliche Routine für das Sammeln und Kategorisieren von Belegen.

Rechtssichere Aufbewahrung

Für die rechtssichere Aufbewahrung gelten klare Regeln: Steuerlich relevante Unterlagen musst du 8 Jahre aufbewahren. Jede Betriebsausgabe braucht einen Nachweis, wobei E-Mails von Online-Käufen vollwertige Belege sind. Bei fehlenden Fremdbelegen, etwa von Parkuhren, kannst du Eigenbelege erstellen.

Welche häufigen Fehler sollte ich vermeiden?

Ein klassischer Fehler ist die Unterschätzung der privaten Nutzung bei Geräten und Fahrzeugen. Du solltest den privaten Anteil ehrlich einschätzen und dokumentieren können. Viele Solo Entrepreneurs sammeln kleine Belege nicht, obwohl sich diese über das Jahr erheblich summieren.

Pauschbeträge wie die Homeoffice-Pauschale werden oft übersehen, obwohl sie auch ohne Einzelnachweise nutzbar sind. Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer solltest du nicht vergessen, dass du die Vorsteuer zurückholen kannst.

Bei unsicheren Fällen dokumentiere den beruflichen Bezug ausführlich. Ein Kochbuch kann absetzbar sein, wenn du Food-Blogger bist. Ein Fitness-Abo ist möglich, wenn du Personal Trainer bist. Die Grenze zwischen beruflich und privat ist oft fließender, als viele denken.

Welche branchenspezifischen Besonderheiten gibt es?

Kreative und digitale Berufe

Als Designer, Entwickler oder Content Creator hast du zusätzliche Absetzungsmöglichkeiten für spezialisierte Software-Lizenzen und Equipment. Stock-Material von Plattformen wie Shutterstock oder Getty Images ist genauso absetzbar wie professionelle Kameras, Mikrofone oder Beleuchtung. Coworking-Space-Mitgliedschaften oder Tageskarten für eine professionelle Arbeitsumgebung gehören ebenfalls zu den absetzbaren Kosten.

Beratung und Coaching

Berater und Coaches haben oft höhere Ausgaben für Kundenakquise und Networking. LinkedIn Premium, Branchenmitgliedschaften oder Persönlichkeitsanalyse-Tools sind bei entsprechender beruflicher Verwendung absetzbar. Coaching-Ausbildungen, Trainerscheine und Branchenzertifikate stärken nicht nur deine Kompetenz, sondern auch deine Steuerbilanz.

E-Commerce und Online-Business

Digital orientierte Solo Entrepreneurs können Hosting- und Domain-Kosten, Payment-Gebühren von PayPal oder Stripe sowie Marktplatz-Gebühren von Amazon, eBay oder Etsy absetzen. Auch Ausgaben für Influencer-Marketing oder gesponserte Posts zur Reichweitensteigerung sind steuerlich anerkannt.

Was muss ich bei Investitionen und Abschreibungen beachten?

Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto kannst du sofort vollständig absetzen. Das ist oft günstiger als eine mehrjährige Abschreibung und umfasst Smartphones, Tablets, kleinere Büromöbel oder Software. Alternativ kannst du Gegenstände zwischen 250 und 800 Euro über fünf Jahre in einem Pool abschreiben.

Bei größeren Investitionen über 800 Euro musst du über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben. Computer werden über drei Jahre abgeschrieben, Büromöbel über 13 Jahre, PKW über sechs Jahre. Größere Anschaffungen am Jahresende bringen bereits im ersten Jahr eine anteilige Abschreibung.

Sonderabschreibungen nutzen

Bestimmte Investitionen kannst du zusätzlich zur normalen Abschreibung fördern lassen:

• Digitalisierung: 50 Prozent Sonderabschreibung für digitale Wirtschaftsgüter bis 2026
• E-Mobilität: Sonderabschreibungen für Elektrofahrzeuge und Ladeinfrastruktur
• Investitionsabzugsbetrag: 50 Prozent künftiger Investitionen bereits im Vorjahr gewinnmindernd ansetzen

Welche Tools helfen bei der Steuervorbereitung?

Buchhaltungssoftware speziell für Solo Entrepreneurs macht die Steuervorbereitung deutlich einfacher. Lexoffice bietet eine intuitive Oberfläche mit automatischer Kategorisierung und DATEV-Export für Steuerberater. sevDesk ist besonders gut für Kleinunternehmer geeignet und verfügt über automatische Belegerfassung per App. FastBill richtet sich an Freelancer und Agenturen mit integrierter Zeiterfassung.

Für unterwegs helfen spezialisierte Apps bei der Dokumentation. Evernote Scannable oder Adobe Scan digitalisieren Belege sofort, während Apps wie MileIQ das Fahrtenbuch automatisch führen. Expensify oder Money Manager eignen sich für spontane Ausgaben-Dokumentation.

Wie arbeite ich optimal mit einem Steuerberater zusammen?

Eine gute Vorbereitung macht den Unterschied und spart Kosten. Liefere sortierte, digitale Belege und verwende einheitliche Kategorien. Dokumentiere Besonderheiten und ungewöhnliche Geschäftsfälle ausführlich. Quartals-Gespräche nutzt du am besten für strategische Steuerplanung, nicht nur für die Jahreserklärung.

Steuerberatungskosten sind vollständig als Betriebsausgaben absetzbar. Eine professionelle Beratung zahlt sich meist durch eingesparte Steuern aus. Viele Steuerberater bieten Jahrespauschalen für Solo Entrepreneurs an. Suche dir einen Berater mit Erfahrung in deiner Branche oder Geschäftsform.

Wo trage ich die Absetzungen konkret ein?

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Als Solo Entrepreneur nutzt du meist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Anlage EÜR). Hier trägst du deine Absetzungen in die entsprechenden Zeilen ein:

• Bürokosten und Equipment gehören in Zeile 27 „Raumkosten, Fremdmieten“.
• Software-Abonnements trägst du in Zeile 28 „Abschreibungen“ ein, wenn über 800 Euro, sonst in Zeile 41 „Sonstige betriebliche Ausgaben“.
• Fahrtkosten kommen in Zeile 30 „Fahrtkosten/Reisekosten“, Weiterbildung in Zeile 37 „Fortbildungskosten“.

Kleinunternehmer vs. Regelbesteuerung

Kleinunternehmer (unter 25.000 Euro Umsatz) können alle Betriebsausgaben genauso absetzen, bekommen aber keine Vorsteuer zurück. Regelbesteuerte können zusätzlich 19 Prozent Vorsteuer auf alle Geschäftsausgaben zurückholen, müssen aber Umsatzsteuer abführen.

Anlage S für Einzelunternehmer

In der Anlage S überträgst du den Gewinn aus der EÜR. Zusätzliche Sonderausgaben wie Rürup-Rente trägst du in der Anlage Vorsorgeaufwendungen ein.

Konkrete Beispielrechnungen für deine Steuerersparnis

Beispiel 1: Freelancer mit 60.000 Euro Jahresgewinn

Situation: Webdesigner, ledig, 60.000 Euro Gewinn, Grenzsteuersatz 32 Prozent

Absetzungen:

• Homeoffice-Pauschale: 1.260 Euro → 403 Euro Steuerersparnis
• Weiterbildung/Bücher: 2.000 Euro → 640 Euro Steuerersparnis
• Fahrtkosten (3.000 km): 900 Euro → 288 Euro Steuerersparnis
• Software/Tools: 1.500 Euro → 480 Euro Steuerersparnis

Gesamte Steuerersparnis: 1.811 Euro jährlich

Beispiel 2: Homeoffice anteilig berechnen

Situation: 20 Quadratmeter Arbeitszimmer bei 100 Quadratmeter Wohnung

Berechnung: 20% aller Hauskosten sind absetzbar

• Miete 1.200 Euro/Monat → 240 Euro/Monat absetzbar = 2.880 Euro/Jahr
• Nebenkosten 200 Euro/Monat → 40 Euro/Monat absetzbar = 480 Euro/Jahr
• Gesamte Absetzung: 3.360 Euro/Jahr

Bei 35% Grenzsteuersatz = 1.176 Euro Steuerersparnis

Beispiel 3: Regelbesteuerung vs. Kleinunternehmer

• Investition: Laptop für 1.500 Euro (inkl. 19% MwSt = 238 Euro)
• Kleinunternehmer: 1.500 Euro Betriebsausgabe, keine Vorsteuer Regelbesteuert: 1.262 Euro Betriebsausgabe + 238 Euro Vorsteuer zurück
• Vorteil Regelbesteuerung: 238 Euro zusätzliche Liquidität

Jahresend-Checkliste für maximale Steuerersparnis

November/Dezember Optimierung

Noch vor Jahresende kaufen:

• Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro (sofort absetzbar)
• Weiterbildungen und Bücher für das nächste Jahr
• Software-Lizenzen mit Jahresabonnement
• Büroausstattung und Equipment

Belege digitalisieren und sortieren:

• Alle Quittungen fotografieren und kategorisieren
• Fahrtenbuch abschließen und kontrollieren
• Online-Belege (PayPal, Amazon etc.) sammeln
• Bankauszüge für Geschäftsausgaben markieren

Dokumentations-Checkliste

Homeoffice dokumentieren:

• Grundriss mit eingezeichnetem Arbeitszimmer
• Fotos des ausschließlich beruflich genutzten Bereichs
• Nachweis über fehlenden anderen Arbeitsplatz

Fahrtkosten nachweisen:

• Fahrtenbuch oder detaillierte Aufzeichnungen
• Termine und Geschäftszweck dokumentiert
• Kilometerangaben und Routen nachvollziehbar

Rechtssicherheit bei Betriebsprüfungen

Mischnutzung korrekt einschätzen

• Smartphone/Handy: 70% beruflich = sicher vertretbar bei Selbstständigen
• Internet: 50% beruflich = Mindestanteil, bis 80% möglich
• PKW: Fahrtenbuch oder Nachweis von 50%+ Geschäftsfahrten nötig
• Computer: 90% beruflich = vertretbar bei Homebased Business

Was Prüfer sehen wollen

• Glaubwürdigkeit der Angaben: Prozentsätze müssen zu deiner Geschäftstätigkeit passen. Ein reiner Online-Dienstleister kann schwer 80% Autofahrten rechtfertigen.
• Kontinuität: Einmal gewählte Prozentsätze solltest du über Jahre beibehalten, außer sich ändert sich dein Geschäftsmodell grundlegend.
• Dokumentation: Führe stichprobenartig Aufzeichnungen über berufliche vs. private Nutzung. Ein Monat pro Jahr reicht als Nachweis.

Häufige Prüfer-Fallen vermeiden

• Übertreibung: 95% berufliche Handynutzung glaubt kein Prüfer
• Phantasie-Fahrten: Fahrtenbuch muss plausibel und nachprüfbar sein
• Luxus-Ausgaben: Erst-Klasse-Flüge oder 5-Sterne-Hotels brauchen besondere Begründung
• Privatvergnügen: Yoga-Kurse sind nur bei Yoga-Lehrern absetzbar

Was tun bei Fehlern oder Nachfragen?

Nachfragen vom Finanzamt

• Ruhig bleiben: Nachfragen sind normal, kein Grund zur Panik
• Vollständig antworten: Alle geforderten Unterlagen zeitnah nachreichen
• Professionelle Hilfe: Bei komplexeren Fällen Steuerberater hinzuziehen
• Aus Fehlern lernen: Dokumentation für künftige Jahre verbessern

Fehlerkorrektur

• Berichtigungserklärung: Kleinere Fehler kannst du selbst korrigieren
• Strafbefreiende Selbstanzeige: Bei größeren Versäumnissen möglich
• Verjährung: Nach 4 Jahren (bei Hinterziehung 10 Jahre) ist Ruhe

Die Steueroptimierung als Solo Entrepreneur ist ein kontinuierlicher Prozess, der sich deutlich auf deinen Unternehmenserfolg auswirkt. Mit systematischer Dokumentation und dem Wissen um alle Absetzungsmöglichkeiten reduzierst du deine Steuerlast legal und erheblich. Die eingesparten Steuern kannst du direkt wieder in dein Business investieren und so nachhaltiges Wachstum fördern. Eine professionelle Herangehensweise an die Steueroptimierung unterscheidet erfolgreiche Solo Entrepreneurs von denen, die Jahr für Jahr Geld verschenken.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)